La gestión de recupero de una cartera vencida es de suma importancia para toda institución educativa. En líneas generales, tiene por objetivo cobrar conceptos ya emitidos cuyos plazos de pago no fueron cumplidos en tiempo y forma.
Una gestión de este tipo requiere de la destreza de la institución para reclamar el pago sin poner en riesgo el vínculo con la comunidad educativa. Asimismo, debe poder garantizar una política de cobros que oriente y eduque a las familias en relación con la importancia de los pagos en término.
En este artículo, veremos varias claves y tips útiles para la gestión de la cartera vencida en una institución educativa.
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¿Qué es la Cartera Vencida de Cobranza?
La cartera de cobranza vencida está conformada por aquellas obligaciones de pago ya facturadas (por ejemplo, la cuota del mes) pero que no se han abonado en tiempo y forma.
En este sentido, la institución deberá trabajar para convertir esa cuenta pendiente en un activo líquido.
La cartera vencida u overdue portfolio son las cuentas por cobrar que tiene la institución, y cuya fecha de pago ya venció y no se han liquidado.
Claves para Gestionar la Cartera Vencida de Cobranza
Cada institución tiene sus métodos y sus estrategias para tratar una cartera vencida. Por esta razón, aquí te ofreceremos algunas claves para gestionarla y convertir esa deuda en parte del capital de trabajo de tu organización. Luego, podrás definir cuáles de ellas incorporar en tu institución y de qué manera.
La misión del proceso de gestión de la cartera de cobranza es transformar la cuentas a cobrar en activos líquidos lo más rápido posible para evitar efectos negativos en el flujo de caja.
Reportes e Indicadores de Cobranza Fundamentales
Contar con reportes actualizados es fundamental para una institución educativa. Esto es así porque dichos reportes podrán proveer información sobre los principales índices de las cuentas por cobrar o de la cobranza en general
En este sentido, el índice de cobranza es un indicador económico que se utiliza para entender la periodicidad con la cual la institución recibe el cobro de las deudas pendientes.
En otras palabras, este índice se traduce en información concreta sobre la capacidad que tiene la institución para transformar los servicios que presta en efectivo. A su vez, hace referencia a la frecuencia de la recaudación de las cuentas por cobrar.
Por lo tanto, con reportes e índices de cobranza actualizados se podrá hacer una cierta proyección sobre cuánto dinero cobrará la institución y cuándo ingresará.
El índice de cobranza es un indicador económico que se utiliza para comprender la capacidad que tiene la institución para transformar en efectivo los servicios que presta.
En suma, se podría decir que el índice de cobranza permite resolver de forma clara la ecuación entre los servicios que se brindan y los ingresos que por ello se generan.
Proceso de cobranza coordinado y pulido
Cada día de retraso en el pago de una deuda importa, porque implica un dinero con el que la institución no contará para hacer frente a las obligaciones diarias. Sobre todo en países como Argentina, en donde la pérdida del valor del dinero y la inflación ocasiona un rápido deterioro.
Por ello, cuando hablamos de un proceso de cobranza coordinado y pulido hacemos referencia al cronograma de actividades que debe seguirse mes a mes en función de garantizar los pagos en tiempo y forma.
Para empezar, la factura por los servicios prestados, con su vencimiento claramente definido, debe emitirse siempre en la misma fecha. Además, la institución debe asegurarse de que las familias reciban los comprobantes para realizar el pago dentro de los plazos adecuados para efectuar el pago en término.
Una institución que cuente con un proceso de cobranza coordinado cumplirá todos los meses con las actividades diseñadas para conseguir el pago en tiempo y forma.
Una vez pasada la fecha de vencimiento, y si no se tienen novedades sobre el pago, se deberá dar inicio a la gestión de recupero. Dicha gestión se realizará a través de los diferentes medios de comunicación que emplee la institución, y según estrategias previamente convenidas con familiares o alumnos.
Mientras más procedimental sea la gestión de la cobranza, más fácil será conseguir una respuesta sobre el pago pendiente. Al fin y al cabo, una institución que cuente con un proceso de cobranza coordinado realizará todos los meses las actividades establecidas en su política de cobranza para conseguir el pago en tiempo y forma.
Establecimiento de políticas de cobranza
Ahora bien, cuando hablamos de políticas de cobranza, nos referimos a las reglas, normas y procedimientos que la institución establece para administrar sus operaciones diarias y los recursos con los que cuenta.
Contar con políticas de cobranza claras contribuye a minimizar los conflictos y tener una buena relación con los padres, tutores y clientes.
Dentro de estas políticas se especifica de manera detallada cómo se realizarán los pagos. Así, las políticas de cobranza se convierten en una guía para que padres o alumnos sepan qué pasará ante un incumplimiento.
Contar con políticas de cobranza bien definidas ayuda a construir una mejor relación con la comunidad educativa, minimiza los conflictos y clarifica las normas. Por ello, es importante que todos las conozcan y que la institución las respete a rajatabla.
Segmentación y clasificación de deudores
Segmentar y clasificar las deudas permite establecer acciones de cobranza específicas según el caso. No es lo mismo accionar con políticas preventivas frente a la deuda corriente o la mora temprana que ante el caso de un deudor recurrente, o cuyo historial de pagos habla de desidia antes que de falta de liquidez, por ejemplo.
En este sentido, entre las acciones por implementar se pueden contar los recordatorios del pago sistematizados y una oferta amplia en cuanto a medios de pagos disponibles. En casos más puntuales, se deberá valorar la pertinencia de ofrecer facilidades para que la deuda se cancele sin pasar a mayores.
Equipo, Gestores y/o Herramientas de Cobro
Contar con un equipo abocado al recupero de la cartera de cobranza vencida facilitará la realización de un seguimiento sobre el asunto. Para ello, no solo es imprescindible la presencia del capital humano, sino también contar con herramientas de cobro acordes a la gestión.
Desde Aulicum ponemos a disposición de las administraciones de los colegios una herramienta específica para la gestión y automatización de los procesos de cobranza en instituciones educativas.
Con Aulicum, podrás generar los conceptos por cobrar e incluso ofrecer un botón de pago online. Además, podrás gestionar la comunicación con las familias y mantener sus datos de contacto siempre actualizados.
Automatización de procesos de cobro
El proceso de gestión de la cobranza y de recuperación de la cartera vencida se centra en contactar a las familias que no abonaron (ya sea mediante un llamado telefónico, un mail, sms, cartas, WhatsApp, entre otros) para informarles sobre el estado de sus cuentas y solicitarles el pago.
La sistematización de este proceso no solo reduce los costos y tiempos de recupero, sino que logra una mayor productividad y efectividad a través de la automatización.
Pasos del proceso de gestión de cobranza y recuperación de la cartera vencida
Desde Aulicum, te proponemos seguir mes a mes el siguiente proceso para disminuir la cantidad de morosos y aumentar la liquidez de la institución:
1- Automatiza la generación de deudas mediante procesos recurrentes.
2- Automatiza la comunicación.
3- Habilita medios de pago online.
4- Segmenta la cartera de deudores según criterios preestablecidos.
5- Define la estrategia de cobranza de tu institución.
6- Realiza un seguimiento personalizado de cada cuenta corriente.
Con una herramienta como Aulicum, no solo se ahorra tiempo de trabajo sino que también se pueden completar las gestiones y los seguimientos necesarios para que las familias morosas abonen su cuota.
Conclusión
Contar con los reportes e índices de cobranza actualizados, con una política de créditos y cobranzas claramente definido y con un proceso de cobranza coordinado y automatizado es clave para que el recupero de una cartera vencida funcione.
El uso de un software de gestión de cobranza y pago puede facilitarte la tarea tanto en la prevención de las situaciones de mora como en la recuperación de las deudas dentro de tu institución.
En Aulicum nos especializamos en la automatización de la cobranza en instituciones educativas. Más de 300 centros probaron nuestros servicios.
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