Los pagos atrasados afectan la buena salud financiera de una institución educativa, y por lo tanto su funcionamiento integral. Por ello, es importante que padres y alumnos comprendan qué repercusión tiene la demora en el pago en el servicio educativo que se ofrece.
Desde la institución educativa, por su parte, se tratará de trabajar activamente para evitar las demoras. En este sentido es fundamental, cuando se detecta un pago atrasado, tomar una actitud proactiva para resolver el asunto:
- Contactar a los padres o alumnos.
- Determinar cuál es la situación que ocasiona la demora.
- Analizar posibles soluciones.
Te invitamos a ver este video si deseas obtener herramientas para una buena gestión de la cobranza de los pagos atrasados:
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¿Qué se puede lograr con una buena gestión de los pagos atrasados?
La meta principal tras una buena gestión de los pagos atrasados es conseguir que las familias o alumnos cancelen sus deudas. De esta forma, la institución podrá tener más activos líquidos y prever sus posibilidades financieras futuras.
También se evitará la judicialización de los morosos, llegando a acuerdos que ofrezcan facilidades de pago para que se cancele lo adeudado.
No es poco lo que se puede lograr con una buena gestión de los pagos atrasados. Por ello, es importante invertir en el sector de la cobranza y garantizarles a los responsables las herramientas necesarias para que puedan realizar su labor.
Consejos efectivos para la gestión de los pagos atrasados
A continuación descubrirás los 6 consejos que te recomendamos tener en cuenta para llevar una buena gestión de los pagos atrasados:
#1 Mantener la comunicación
Es fundamental que la institución utilice sus diferentes canales de comunicación para recordar las fechas de pago. Luego, si es necesario, podrá poner en sobre aviso a quienes incurran en una demora y facilitarles los medios de pago para cancelar lo adeudado.
Los canales de comunicación podrán variar según lo que resulte más conveniente para cada centro educativo. Algunos de los más usados son el correo electrónico, las llamadas telefónicas, los mensajes de WhatsApp e incluso notificaciones en aplicaciones específicas de gestión institucional.
Aunque pueda sonar simple, es fundamental recordar que el mantenimiento de un contacto frecuente y de calidad asegura una gestión de los pagos más eficaz.
La institución debe utilizar sus medios de comunicación para recordar las fechas de pago y efectuar los avisos correspondientes si hay una demora que impida la cobranza.
#2 Ser empático
Mantener una buena relación con los clientes y la comunidad educativa en general es muy importante al momento de gestionar los pagos atrasados.
Una de las características fundamentales de una buena comunicación es que asegura y mantiene en el tiempo la interacción con los alumnos o familiares. Así, será posible saber cuál es el motivo del retraso, descubrir si es algo ocasional como un olvido o si sucede algo más grave.
Una vez que se conozca la situación puntual de cada deudor, se podrán evaluar las opciones para facilitar el pago de las cuotas pendientes. En este sentido, un vínculo que tenga por base la comunicación fluida y respetuosa puede lograr mejores resultados a largo plazo.
Tener una buena comunicación implica interactuar con la comunidad para conocer los motivos de sus acciones: si una familia se retrasó en un pago, puede ser por algo ocasional o tener una razón más grave, y es importante saberlo.
#3 Implementar planes de pago
Considera ofrecer facilidades para efectuar el pago, dado que esto puede contribuir a que la deuda no se extienda en el tiempo. Estas facilidades podrían ser cuotas, descuentos o reducción de intereses, según la política que tenga cada institución.
A su vez, es una buena opción ofrecer incentivos para quienes paguen por adelantado o en un plazo determinado. Por ejemplo, del 1 al 5 de cada mes. De esta forma, quien cuente con el dinero podrá apreciar el beneficio de pagar con anticipación.
Dar incentivos a quienes paguen por adelantado o al contado puede ser una excelente herramienta para aumentar la liquidez de la institución.
#4 Ser claro en cuanto a los plazos
Al momento de emitir los conceptos por cobrar, es necesario recordar sin dejar dudas cuál es la fecha de pago y cuáles son las consecuencias de no cumplir con el abono en término.
De esta forma, los padres que no paguen dentro del plazo establecido sabrán que tendrán que pagar una penalidad o un monto de intereses por la mora.
#5 Sistematizar los cobros
Contar con información en tiempo real sobre las cuentas pendientes es indispensable para realizarles el seguimiento correspondiente. En este sentido, Aulicum automatiza los procesos de cobranza y comunicación con el fin de disminuir los tiempos de cobro y la morosidad de las instituciones.
Aulicum es una herramienta pensada especialmente para las instituciones educativas, que tiene por fin mejorar sus vínculos con la comunidad y reducir la incobrabilidad de las cuentas.
#6 Establecer controles sobre las cuentas por cobrar
Contar con reportes periódicos sobre los estados de cuenta es fundamental para saber qué acciones conviene implementar. En este marco, Aulicum es una herramienta eficaz para la gestión de la cartera de deudores ya que asegura la disponibilidad instantánea de información confiable. Con Aulicum podrás:
- Emitir conceptos por cobrar.
- Automatizar la generación de deudas.
- Calcular automáticamente los intereses sobre deudas vencidas.
- Clasificar y segmentar deudores.
- Automatizar las comunicaciones institucionales.
Conclusión
Una gestión eficaz de los pagos atrasados se traduce en una mayor liquidez para la institución, a la vez que mejora el comportamiento de pago de la cartera de morosos. Para ello, es imprescindible una buena comunicación con los deudores, un seguimiento proactivo de las cuentas y un ofrecimiento de facilidades para el pago.
Contar con una herramienta como Aulicum puede simplificar la gestión de la cobranza. Esto es porque automatiza el cálculo de los intereses por mora y la gestión de la comunicación para enviar recordatorios de pagos, entre muchas otras funciones.
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