Los recordatorios de pago son una excelente herramienta para la gestión de la cobranza en una institución educativa. La función principal de estos mensajes es lograr que el cobro se realice lo más rápido posible; así, garantizan un buen flujo de caja.
Sin embargo, en ocasiones, un único recordatorio no es suficiente. Entonces, hay que llevar adelante estrategias complementarias para lograr la cobranza por la vía amistosa y manteniendo la armonía en las relaciones.
En este artículo, veremos cómo aprovechar al máximo los recordatorios de pago y analizaremos con qué otras herramientas se pueden articular.
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La forma adecuada de emplear los recordatorios de pago
Si bien puede parecer una tarea simple, el envío de recordatorios de pago debe cumplir una serie de pautas para llegar a una buena resolución.
En primer lugar, dichos recordatorios deben emplearse en el marco de una estrategia de cobranza total. Te invitamos a ver el siguiente video si quieres aumentar tus conocimientos sobre los alcances de una cobranza efectiva:
Por otra parte, resulta evidente que las palabras del primer reclamo no podrán tener el mismo tenor que las del tercero. A continuación, veremos cómo deben redactarse y en qué momento resulta conveniente enviar cada recordatorio.
Primer recordatorio
El primer recordatorio de pago se puede enviar antes o después del vencimiento. Esta decisión dependerá del modo de funcionamiento de cada institución.
- Si el recordatorio se envía antes de la fecha de pago, debe ser un aviso cordial y amistoso que les recuerde a los clientes cuál es el período en el que deberán realizar el pago. Este mensaje debe diferenciarse claramente de cualquier reclamo, ya que las familias aún están a tiempo de abonar. Fundamentalmente, es una herramienta pensada para prevenir la falta de pago por olvido, por lo cual un trato cordial y ameno es el indicado.
- Si se decide emplear el mensaje recordatorio luego del vencimiento, se sugiere enviarlo 3 días después de ocurrido el vencimiento para disminuir el riesgo de que se realice un reclamo cuando el cliente ya abonó. Asimismo, conviene excusarse de manera anticipada frente a la posibilidad de que al momento del envío no se hubiese imputado el pago.
Si el recordatorio se realiza antes de la fecha de pago, debe ser un aviso cordial y amistoso ya que las familias todavía están a tiempo de abonar.
Segundo recordatorio
El segundo recordatorio se envía cuando el pago no se ha efectuado, se han cumplidos los tres días luego del vencimiento y no se han recibido noticias de ningún tipo por parte de la familia, del alumno o del cliente.
En este caso, las palabras elegidas para el mensaje deben expresar firmeza y claridad en su calidad de reclamo por el pago pendiente.
Tercer recordatorio
Este tercer recordatorio debe ser aún más riguroso que el anterior. Incluso, ya se pueden incluir en él las consecuencias que derivan de la falta de pago: desde las acciones legales hasta las decisiones más drásticas en relación con punitorios o el acceso a la matrícula o colegiatura.
Por lo general, se recomienda enviar entre 3 y 4 mensajes recordatorios, ya sean correos de cobranza propiamente dichos o mensajes al celular. Si estas comunicaciones no obtienen respuesta, se deberá pensar en otra estrategia para efectivizar el pago.
El tercer recordatorio debe ser más riguroso que los anteriores, ya que no se realizó el pago y la familia o cliente no se pusieron en contacto con la institución.
¿Cómo mejorar la efectividad de los recordatorios de pago?
Existen varias herramientas que pueden ayudar a las instituciones educativas en la tarea de las cobranzas preventivas. Estas opciones ayudan a recordar y/o reclamar el pago de las mensualidades. Además, pueden ser útiles a efectos de educar a los clientes en una conducta de pagos más saludable.
Enviar recordatorios automáticos
El envío de recordatorios automáticos a través de SMS o e-mails puede ser un gran aliado a la hora de mantener a los clientes al tanto de las fechas de pago y de los vencimientos.
Al automatizar los envíos, se ahorra mucho tiempo de trabajo para el sector encargado de la cobranza, a la vez que se actúa de manera preventiva.
Permitir la consulta del saldo pendiente
Otra herramienta que puede ayudar a la tarea de la recaudación de los pagos radica en ofrecer a los alumnos y clientes información accesible y online, de una manera ágil y discreta, sobre el monto que adeudan.
¿Cómo hacerlo? Se puede utilizar la mensajería instantánea a través de un menú interactivo en Apple Business Chat o Business Messages de Google. También, existe la posibilidad de ofrecerle al cliente un portal o una aplicación donde seguir su estado de cuenta.
Ofrecer a padres y clientes un portal o una aplicación donde seguir el estado de su cuenta es una acción orientada a una cobranza ágil, moderna y efectiva.
Programar alertas sobre fechas vencidas
Si las herramientas de cobranza preventiva no cumplieron su meta, se puede utilizar la mensajería para enviar alertas sobre fechas vencidas.
Debemos tener en mente que esta es una forma amistosa de mantener activa la comunicación con la familia, para resolver la situación de la mejor manera posible y evitar una cobranza judicial.
Incorporar links o botones de pago
Además de recordar las fechas de pago, es muy útil incluir un botón o acceso a un gateway de pago que redireccione al padre o tutor o cliente hacia una página desde donde pueda abonar.
De esta forma se estará simplificando todo el proceso, en tanto se le permitirá al cliente saldar su deuda en pocos pasos y de forma transparente.
Utilizar un software de gestión de cobranzas
La incorporación de herramientas específicas puede ser de mucha utilidad para reducir el índice de morosidad y la falta de liquidez. Permite mantener actualizados los estados de cobro de los clientes con el detalle de las gestiones de morosidad realizadas.
Por ejemplo, Aulicum es un software de gestión y automatización de procesos de cobranzas específico para instituciones educativas. Automatiza e integra en una interfaz intuitiva y con disponibilidad en la nube las tareas vinculadas con la cobranza.
Desde una misma plataforma, podrás generar los conceptos por cobrar, gestionar la comunicación con los padres y/o tutores e informarles sobre los medios de pago.
Conclusión
Saber cuándo enviar uno o varios recordatorios de pago y cómo dirigirse a las familias y clientes en cada uno de ellos hace a la buena convivencia institucional y a la resolución proactiva de los problemas por falta de pago.
En este sentido, un software de gestión de cobranza como Aulicum se convierte en una gran herramienta en tanto permite, desde un solo lugar, gestionar la comunicación con los tutores y los clientes, enviar recordatorios con las fechas de vencimiento e incluir los diversos medios de pago.
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Si deseas ayuda para gestionar la cobranza en tu institución de forma fácil y eficaz, ¡contáctanos! Uno de nuestros asesores te orientará para que descubras la mejor opción para tu centro educativo.
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