El correo de cobranza es una de las estrategias indispensables para todo equipo de cobranzas. Ya sea para hacer el seguimiento preventivo a las cuentas por pagar o para la cobranza de deudas vencidas, su efectividad se asocia a la disminución de morosos.
En este post encontrarás lo necesario para poder redactar un email de cobros efectivo. Además, te contamos cuál es su importancia en todo proceso de cobranza.
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La importancia de redactar un correo de cobranza efectivo
Redactar un correo de cobranza efectivo puede ser el primer paso de una recaudación exitosa. Entre sus ventajas, destacamos:
- Entrega y acerca información relevante y de forma directa al deudor sobre fechas y saldos a pagar.
- Ahorro de tiempo y recursos humanos por la posibilidad de programar los envíos de correos.
- Se habilita un canal bidireccional de comunicación.
- Se dispone de una herramienta de bajo costo de implementación.
El envío de email de cobro para realizar la gestión de cobranza de una institución educativa aporta beneficios en cuanto al flujo de caja y la reducción de costos y recursos, en torno a la gestión de cobranzas.
Conoce cómo redactar un email de cobranzas a un cliente moroso o no
A continuación, descubrirás los componentes que debes considerar a la hora de redactar un email de cobranza a los clientes, tutores y padres de familia de tu institución educativa. Recuerda que de la calidad de tu escrito dependerá el logro o no de su objetivo.
Un email de cobranza efectivo resulta de una redacción simple, formal y precisa.
Componentes básicos que debe tener todo email de cobranza
Como ya dijimos, al redactar un correo de cobranza, es fundamental que quede bien clara la intención del reclamo y la información necesaria para avanzar con el posterior proceso de pago.
Para ello, es importante que el escrito contenga los siguientes componentes: remitente, asunto, motivo, monto de la deuda, llamada a la acción, penalidades (en caso de que las hubiere), aclaración de posible error en la imputación del pago, firma.
Vemos cada uno de ellos en detalles.
Nombre de quien envía el email
Es recomendable que el email sea enviado bajo el nombre de la institución. En especial, si el receptor no tiene trato frecuente con el equipo de gestión de cobranzas institucional, conviene hacerlo de este modo.
El objetivo es ganar transparencia para el destinatario, que pueda identificar rápidamente el origen de la deuda que se le reclama.
Asunto del email
El asunto debe ser claro, preciso y concreto. De esto depende que el destinatario abra el email, lo elimine o lo deje para leer más tarde.
Motivo del contacto
En el primer párrafo del email debe quedar bien claro el motivo del contacto. Por ejemplo:
- Informar el estado de cuenta.
- Reclamar una deuda.
- Informar una suspensión de servicio.
- Aplicar penalidades por incumplimiento.
Deuda
Es clave informar el monto total de la deuda y su composición: lista de cuotas pendientes, por ejemplo. Además, y en la medida de lo posible, conviene adjuntar los comprobantes que respaldan el reclamo.
Llamada a la acción
En este punto debe quedar más que claro lo que se está pidiendo, por ejemplo, completar un pago antes de una fecha determinada o informar la fecha estimada de pago.
En este tipo de correos suma utilidad la inclusión de un Botón de Pago: ya sea de Mercado Pago, SIRO, Payper Tic. Con ello, desde el instante en que se recibe la notificación puede saldarse la deuda
Penalidades (opcional)
Frente a un caso de mora temprana o, mucho más, de tardía, es recomendable informar sobre las posibles penalidades que por ley pueden aplicarse. Por ejemplo, suspensión del servicio, recargo de intereses por mora, inicio de acciones legales.
En este punto conviene recordar la importancia de implementar procesos de segmentación de deuda: como siempre una manera efectiva de mejorar las tasas de cobro y recaudación.
Disclaimer
Existen casos en que el deudor ha efectuado el pago correspondiente, pero en el sistema de la institución educativa no se encuentra registrado aún dicho pago. Para ello, es recomendable incluir siempre un párrafo indicando que, en caso de haber pagado, se tenga a bien avisar y enviar el comprobante.
Asimismo, conviene considerar la incorporación de un software de gestión de cobranzas que automatice procesos y disminuya el margen de error humano. Los procesos de cobranzas deben ser rigurosos y orientados a resguardar la relación con los clientes y la comunidad, en general.
Firma
Finalmente, se debe colocar la firma y todos los datos de contacto de la persona responsable o institución que reclama la deuda. De esta manera, si el cliente o tutor necesita contactarse, le resultará sencillo hacerlo.
Correo de cobranza efectivo: veamos un ejemplo práctico
Recomendaciones para escribir un correo de cobranza efectivo
Escribir un buen email de cobros no es tarea sencilla. Por eso, para que sea efectivo se deben considerar los siguientes tips:
- Título descriptivo y con sentido de urgencia. El objetivo es que el email enviado sobresalga dentro de todos los demás recibidos en la bandeja de entrada. Recomendación: no superar los 30 caracteres.
- Identificar el nombre de la institución que solicita el pago. Siempre utilizar un correo electrónico institucional.
- Presentar la situación claramente e invitar a la acción deseada. Se debe describir muy bien la situación, presentar la acción que se requiere y solicitar la confirmación de recepción, para quedar en contacto con el deudor. Recomendación: no superar las 200 palabras.
- Incorporar estados de cuenta. Es necesario que ambas partes tengan los detalles de los documentos sujetos al cobro. Por eso, es importante enviar un estado de cuenta y el detalle de las facturas de la gestión de cobro.
- Describir las formas posibles de realizar los pagos. En cada email de cobros deben estar explicitados los medios de pago disponibles y los datos fiscales que correspondan. Recomendación: incluir un botón de pago.
- Enumerar los datos necesarios para notificar el pago. Generalmente se debe solicitar: fechas, números de facturas, bancos y números de cuenta, montos, y números de referencia.
- Detallar las formas de contactar al departamento de cobros. Es importante que estén disponibles los números de teléfono y correo electrónico.
- Manejar el tono correcto en función del nivel de antigüedad de la deuda y el perfil del deudor. Siempre se debe enviar correos personalizados donde lo primero es la cordialidad. Mantén un lenguaje amable y fácil de entender.
El receptor debe comprender claramente la intención del reclamo y disponer de toda la información necesaria para poder avanzar con el proceso de pago.
Errores y cosas que debes evitar al crear un correo para una cobranza efectiva
¿Qué evitar al crear un correo electrónico de cobranza?
- Enviar un mensaje impersonal.
- Adornar el cuerpo del mensaje, porque desvía la atención y resta importancia al incumpliento.
- Usar muchos términos legales que abruman al receptor.
- No dejar clara la importancia del pago que se solicita.
- Emplear un tono demasiado severo o muy sutil.
- Sorprender a los morosos con sanciones o cargos extra sin preaviso.
- Enviar un mensaje ambiguo o muy general sobre los motivos del cobro.
- No pedir la confirmación de recibido.
Conclusión
Mantener la cartera de las instituciones educativas al día no es una tarea simple. Por eso, la implementación de diferentes estrategias de cobro, ayudan a minimizar los indicadores de pérdidas en todo colegio.
Aunque cobrar puede ser una situación bastante incómoda, es importante anticiparse a las instancias de mora y así, evitar posibles pérdidas a futuro. En este orden de ideas, recurrir a herramientas tecnológicas de cobro resulta ser una estrategia acertada.
Existen métodos como el envío de SMS o llamadas para notificar una deuda a un moroso. Sin embargo, el envío de emails personalizados y automatizados es muy efectivo, ya que facilita un recordatorio en tiempo real.
Automatizar el envío de correos con recordatorios de vencimientos y estados de deuda forma parte de un proceso de cobranzas efectivo.
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